Koszty podróży służbowej w Niemczech – Odlicz je od podatku!

Podróż służbowa wiąże się z pewną kwestią, mianowicie z powstawaniem określonych kosztów. Ważne jest, aby wiedzieć, że niektóre wydatki związane z taką podróżą mogą zostać uwzględnione w rocznym zeznaniu podatkowym, a tym samym zmniejszyć kwotę podatku do zapłacenia. W jakich przypadkach można odliczyć koszty podróży służbowej w Niemczech od podatku? Wyjaśniamy to w naszym dzisiejszym artykule, czytaj dalej!

Podróż służbowa, czy o jaki rodzaj podróży chodzi?

Kiedy można mówić, że podróż była służbowa? Takie podróże mogą być wizytą u partnera biznesowego w innym mieście lub podróżą na konferencję (w innym mieście w Niemczech lub innym kraju). Oczywiście każda taka podróż kosztuje, paliwo lub bilety lotnicze, zakwaterowanie czy wyżywienie to tylko przykłady wydatków, które powstają podczas podróży. Jeśli podróż odbyła się w celach służbowych, możesz odliczyć te koszty od podatku, podając je w zeznaniu podatkowym jako koszty podróży. Jak to zrobić? Dowiesz się tego w następnych sekcjach.

Sprawdź, czy Twój niemiecki pracodawca pokrył Twoje koszty podróży

Powinieneś najpierw sprawdzić, czy Twój pracodawca w Niemczech pokrył koszty Twojej podróży służbowej. Jest to bardzo ważne w związku z ewentualnym odliczeniem podatku od wartości dodanej. Pamiętaj, że rachunki, które opłacił Twój szef, nie mogą być już przez Ciebie uwzględnione w zeznaniu podatkowym.

Inaczej jest, gdy Twój pracodawca pokrył tylko część kosztów Twojej podróży służbowej w Niemczech. W takim przypadku możesz odliczyć powstałe podczas podróży koszty, dokumentując to wobec urzędu skarbowego (wskazując zarówno swoją część, jak i część pracodawcy). Oczywiście można odliczyć jedynie to, co zapłaciłeś z własnej kieszeni.

Jeśli jednak Twój szef w żaden sposób nie zwrócił Ci kosztów, masz prawo odliczyć całkowite koszty podróży.

Jakie koszty podróży można odliczyć w Niemczech od podatku?

Jeśli spełniłeś warunki dla odliczenia podatku od kosztów podróży służbowej w Niemczech, możemy teraz przejść do tego, jakie wydatki możesz podać w rocznym zeznaniu podatkowym. Koszty te, które możesz odliczyć podatkowo podczas podróży służbowych, obejmują:

• Koszty podróży,
• Koszty posiłków,
• Koszty zakwaterowania,
• Dodatkowe koszty podróży.

Ważne: W zeznaniu podatkowym możesz podać swoje wydatki na dwa sposoby: z faktycznie poniesionymi kosztami lub z kwotą ryczałtową.

Koszty podróży w Niemczech

Przy kosztach podróży służbowej w Niemczech najpierw należy rozróżnić używane środki transportu. Odliczenie podatkowe nie jest możliwe, jeśli podróż odbyła się pojazdem firmowym. Jednakże, jeżeli podróż odbyła się środkami transportu publicznego lub taksówką i masz zachowane paragony/bilety, możesz skorzystać z odpisu.

Możesz również używać własnego pojazdu, gdy jesteś w podróży służbowej. W takim przypadku masz prawo do zryczałtowanej stawki kosztów podróży. Obecnie wygląda to następująco:

• Samochód – 30 eurocentów/kilometr,
• Motocykl/Skuter – 20 eurocentów/kilometr,
• Motorower lub rower elektryczny – 20 eurocentów/kilometr.

Twoje koszty podróży służbowej w Niemczech przekraczają 30 centów za kilometr? Jeśli potrafisz to rzetelnie wykazać, możesz zaoferować wyższą taryfę. Pamiętaj jednak, że w takim przypadku musisz ustalić roczne koszty całkowite swojego pojazdu. Jest to jednak często trudne do osiągnięcia (wszystkie roczne dokumenty pojazdu oraz dziennik służbowy służą jako dowód).

Koszty dodatkowe na posiłki podczas niemieckiej podróży służbowej

Założenie ustawodawcy, że pracownik podczas niemieckiej podróży służbowej jest zmuszony do wydania więcej pieniędzy na posiłki niż miałoby to miejsce w domu, jest oczywiste. Wydatki te są zatem podatkowo odliczane. Są to kwoty ryczałtowe o różnych wartościach (w zależności od długości podróży służbowej).

Od reformy kosztów podróży w Niemczech w 2014 roku wprowadzono dwie stawki ryczałtowe, które zostały zwiększone przed rokiem w 2020.

Jeśli Twoja podróż służbowa trwa kilka dni, możesz odliczyć w zeznaniu podatkowym 28 € za każdy dzień pracy.

Jeśli chodzi o podróż jednodniową (co najmniej 8 godzin, ale nie więcej niż 24 godziny), możesz odjąć 14 € (do 2019 roku wynosiło to 12 €). Ta kwota obowiązuje również w dni przyjazdu i wyjazdu przy dłuższych podróżach.

Koszty zakwaterowania w Niemczech

Dłuższa podróż służbowa w Niemczech powoduje konieczność wynajęcia pokoju hotelowego. Koszty zakwaterowania również są odliczane – w takim przypadku muszą one być faktycznie poniesione. Ważne: posiłki nie są wliczone w cenę. Jeśli otrzymasz rachunek, kwoty za śniadanie, obiad lub kolację muszą być odjęte.

Jednakże, jeśli nie jest to możliwe (na rachunku hotelowym podana jest jedna kwota, tj. koszty zakwaterowania + wyżywienia), musisz zmniejszyć tę kwotę według następujących stawek:

• Śniadanie – odliczenie 5,60 € (20% diety)
• Obiad i kolacja – odliczenie 11,20 € (40% diety)

Ważne: Jeśli pracujesz jako kierowca ciężarówki, możesz odliczyć koszty organizacji własnego zakwaterowania. Zryczałtowana stawka wynosi 8 €.

Dodatkowe koszty podróży w Niemczech

Musisz wiedzieć, że w swoim zeznaniu podatkowym możesz również ubiegać się o zwrot wielu innych wydatków związanych z niemieckimi podróżami służbowymi. Co jeszcze możesz odliczyć? Dodatkowe koszty obejmują:

• Bilety wstępu na wydarzenia (targi, konferencje),
• Opłaty drogowe,
• Opłaty za parkowanie,
• Bilety na transport publiczny,
• Koszty wynajęcia samochodu,
• Przejazdy taksówką,
• Koszty przechowalni bagażu,
• Ubezpieczenie bagażu podróżnego.

Oprócz klasycznych kosztów podróży służbowych, pracownicy w niektórych branżach powinni również zwrócić uwagę na inne odliczane pozycje. W branży budowlanej, dekarstwie, rusztowaniach i ogrodnictwie oraz architekturze krajobrazu składka na budowę zimową jest ważnym elementem kosztów uzyskania przychodów, którą należy wpisać w załączniku N do zeznania podatkowego. Składka ta jest miesięcznie potrącana z wynagrodzenia brutto i może znacząco zmniejszyć obciążenie podatkowe.

Podatkowe odliczenia kosztów podróży w Niemczech – podsumowanie

Jak dowiedziałeś się już z dzisiejszego wpisu, pokrycie kosztów nie musi być tak bolesne. Warto wiedzieć, co i w jakich przypadkach możesz odliczyć. Na zakończenie mała rada: nawet jeśli używasz głównie ryczałtów, trzymaj wszystkie rachunki i faktury, aby nie musieć się martwić. Stanowią one dowód, że poniosłeś koszty podróży służbowych w Niemczech i mogą być wymagane przez niemieckie organy podatkowe.

Potrzebujesz pomocy przy swoim zeznaniu podatkowym? Albo masz pytania, na przykład na temat zgłaszania zwróconych kosztów podróży w zeznaniu podatkowym? Skorzystaj z Taxando, nowoczesnej aplikacji do niemieckiego zeznania podatkowego. Nasze oprogramowanie szczegółowo analizuje Twoją sytuację, dzięki czemu możesz szybko i wygodnie przesłać poprawne zeznanie podatkowe do odpowiedniego urzędu skarbowego. Jeśli wybierzesz pakiet PREMIUM, możesz również liczyć na wsparcie doświadczonego doradcy podatkowego. Masz więcej pytań? Skontaktuj się z nami – Taxando.